388. Cómo irte de vacaciones y que todo siga funcionando bien

Todos los años antes de nuestro merecido descanso nos planteamos si es posible irte de vacaciones y que todo siga funcionando bien. Vivimos con el miedo de que pase de todo (malo, por supuesto) mientras estamos fuera.

Bien pues hoy vamos a darle respuesta o solución a este problema a lo largo del episodio.



 

Irte de vacaciones y que todo siga funcionando sin que nadie te molesten (demasiado)

Suena a utopía pero es completamente posible.

El problema principal que veo es que la mayoría de personas simplemente «desaparece» de su trabajo sin preparar nada. Si nos vamos 2-3 días de puente probablemente no pasará nada pero cuando nos vamos una semana o más… ¡comienza el caos!

Seguro que os ha pasado a vosotros también que parece que os llamen más cuando estáis de vacaciones que cuando estáis trabajando. O que de repente todos tus compañeros de oficina o jefes te necesitan para algo.

Resulta tremendamente frustrante querer desconectar y no poder hacerlo.

Pero para eso estamos hoy aquí, para organizarnos y poder irte de vacaciones y que todo siga funcionando bien.

Para ello simplemente vamos a darle una solución al problema que os mencionaba un poco más arriba: la falta de organización.

No podemos simplemente irnos y ya está. Los clientes querrán hablar con nosotros. Nuestros compañeros necesitarán algo. Nuestro jefe querrá estar al tanto de muchas cosas.

Tenemos que dar respuesta a todas esas situaciones y muchas más que se pueden dar.

Para ello os traigo 3 acciones muy simples que podemos hacer.

 

1.- Crea un sistema de respuesta a todas las situaciones importantes

Por sistema me refiero a identificar las principales situaciones que pueden ocurrir y darles una solución que no pase por ti salvo casos urgentes e importantes.

Por ejemplo, si habitualmente nos llaman a la oficina clientes, podemos decirle a la persona de recepción que coja el recado por nosotros y nos lo envíe por email. También debería advertir al cliente que hasta que no vuelvas de vacaciones tal día no podrás procesarlo. Si queremos hacerlo más específico (y eficiente) podemos dar la orden que si el pedido tiene que estar en pocos días se lo pase a un compañero determinado.

En el episodio vemos más ejemplos como este pero para que nos entendamos. Se trata de dar solución a cualquiera de las situaciones más habituales que se dan en nuestro trabajo.

Es muy importante no dejar cabos sueltos porque ahí empieza le caos, las molestas llamadas, los malos entendidos…

 

2.- Pon una respuesta automática en tu email

Simplemente configura tu gestor de email para que cada vez que alguien te escriba automaticamente reciba una respuesta diciéndole que estás de vacaciones hasta tal fecha. Puedes adjuntarle algún contacto de un compañero por si necesitan algo antes de que vuelvas.

Os dejo un ejemplo de cómo se hace en Gmail.

 

3.-  Controla tu teléfono

De la misma manera que podemos poner respuestas automáticas por email dando soluciones, podemos hacerlo con nuestro teléfono.

Aunque a mi me suena ya viejuno, los contestadores siguen existiendo así que puedes dejar un mensaje con lo mismo que has puesto en el email.

Y de la misma manera podemos hacer con whatsapp. No será tan automatizado como por email pero podemos crear un mensaje de copiar/pegar que pongamos cada vez que alguien nos escriba por algo relacionado con el trabajo. Cuesta segundos copiar y pegar el mensaje y nos ahorra mucho tiempo, conversaciones innecesarias estando de vacaciones y más de un dolor de cabeza que otro.

 

Con estos tres consejos me despido por hoy. Espero que los pongáis en práctica ahora que llega el buen tiempo y las vacaciones para muchos.

Muchas gracias por estar ahí y por vuestras valoraciones de